De administratie bijhouden is voor bijna niemand een hobby. Lees hoe je papieren ordenen het beste aanpakt! Papieren ordenen is even een klusje, maar daarna is het slechts een kwestie van bijhouden. En dan valt het reuze mee met die administratie! Het is belangrijk om goed te weten hoe je er financieel voor staat. Daarnaast is het ook van belang dat je weet waarvoor je verzekerd bent en of je bijvoorbeeld niet dubbel verzekerd bent of verzekeringen mist. Alle belangrijke papieren moeten gemakkelijk terug te vinden zijn, zodat je op elk moment kunt opzoeken hoe je ervoor staat.

Papieren ordenen: hoe bewaar ik mijn belangrijke papieren?

1. De eerste stap is dat je je post regelmatig opent. Bekijk of de binnengekomen brieven bewaard moeten worden. Zo niet, dan kunnen ze bij het oud-papier. Gaat het om papieren die je moet opbergen, dan is het handig om dit meteen te doen. Zo ontstaan er geen stapels her en der door het huis en loop je niet het risico dat er belangrijke papieren zoekraken.

2. Het is aan jou om te bepalen welke opbergmethode je kiest voor belangrijke papieren ordenen.

- Sommige mensen kiezen ervoor om alle belangrijke papieren in een doos te bewaren. Dit is een snelle opbergmethode omdat je de papieren niet verder hoeft te ordenen. Je weet dat de administratie in de doos zit. Het kost echter wel wat meer tijd als je een bepaalde brief wilt terugzoeken.

- Een andere opbergmethode is het gebruik van een of meerdere ordners. Je kunt bijvoorbeeld een ordner voor woonzaken in gebruik nemen en een andere ordner voor overige administratie. Ook is het een mogelijkheid om per jaar een nieuwe ordner te vullen met belangrijke papieren. Een ordner neemt weinig ruimte in en werkt uitstekend. Met tabbladen (van A tot Z) kun je je papieren gemakkelijk op de juiste plek onderbrengen. En als je iets wilt terugzoeken, heb je het zo weer bij de hand.

3. Naast de brievenpost ontvangen we ook steeds vaker digitale post. Ook e-mails kunnen belangrijke informatie bevatten, want steeds meer bedrijven (denk bijvoorbeeld aan verzekeringsmaatschappijen, maar ook banken) versturen hun informatie bij voorkeur digitaal. Het is dus van groot belang dat je ook je digitale informatie ordent. Dit kan op verschillende manieren.

- Maak binnen je e-mailaccount mapjes aan, zodat je belangrijke informatie daarin kunt bewaren. Wil je snel klaar zijn, dan loont het al om een mapje aan te maken met de naam 'Bewaren'. Het voordeel van digitale informatie is dat je met een zoekfunctie heel snel door je documenten kunt gaan en informatie dus binnen enkele seconden kunt terugvinden.

- Als je het fijn vindt om de digitale informatie niet alleen in je computer te bewaren, dan kun je de belangrijkste documenten afdrukken en bij je overige administratie in de ordner of doos stoppen.

Welke belangrijke papieren moet ik zeker bewaren?

- papieren van je werkgever: je contract en je loonstrookjes
- verzekeringspapieren
- belastingpapieren
- bankafschriften (deze zijn tegenwoordig ook vaak digitaal beschikbaar)
- contracten van je telefoon- en internetprovider, energieleverancier etc.
- garantiebewijzen
- nog te betalen rekeningen/ nog te beantwoorden brieven

Denk er vervolgens ook aan om je administratie regelmatig bij te houden.