De term paperless office begint steeds vaker op te duiken. We houden niet van papieren bewaren, want dan moet je ze netjes ordenen en terug kunnen vinden als je iets op wilt zoeken. Met een paperless office ben je van al het gedoe af: weg met papier en alles digitaal!

Paperless office: hoe werkt het?

Wil jij ook graag een paperless office? Bereid je dan voor op een weekend door de administratiepapieren ploeteren. Maar onthoud: daarna ben je van alle papieren en ordners af!

Bewaarstapel

Verzamel alle belangrijke papieren. Nu is het aan jou om van elk papier te beoordelen of je het sowieso nog moet bewaren of dat de informatie inmiddels verouderd is. Maak een stapel met ‘weg’ en een bewaarstapel. Het is een behoorlijk klus om je hele administratie te doorlopen, maar bedenk dat dit de laatste keer is dat je al die papieren vasthoudt.

Digitaliseren

Ben je door de stapels heen? Concentreer je dan op de bewaarstapel. Deze papieren zijn belangrijk en moeten dus ingescand worden. Gebruik de scanner van een printer of maak scherpe foto’s met een camera of mobieltje. Elk document dat je digitaliseert moet een duidelijke bestandsnaam krijgen.

Geef elk document bijvoorbeeld een bestandsnaam die bestaat uit het jaartal, de maand, de dag gevolgd door de organisatie waarvan het document afkomstig is en een voor jou herkenbare term.
Voor een brief van de Belastingdienst wordt dat: 2013-7-8_belastingdienst_teruggaaf2012.

Documenten opslaan

Maak op je computer een hoofdmap aan die Administratie heet. Daarbinnen kun je submappen aanmaken, zoals je in een ordner tabbladen aanmaakt voor verschillende categorieën. Submappen kunnen zijn: huis, verzekeringen, werk, garantiebewijzen, vakantie.

Paperless office: back-up

Als je alle belangrijke papieren hebt gedigitaliseerd, kan ook de papieren bewaarstapel weg. Zorg er wel voor dat je altijd een back-up hebt van je paperless office.
Deze kan bijvoorbeeld op een externe harde schijf geplaatst worden (en vergeet niet om deze elke twee weken bij te werken) of in een online omgeving, zoals bijvoorbeeld Google Drive. Het voordeel van het opslaan in een online omgeving is dat je overal ter wereld bij je bestanden kunt.

Nieuwe papieren? Bijhouden!

Je hebt een paperless office, maar nu is het zaak om je digitale administratie ook bij te houden! Als er nieuwe papieren binnenkomen met de post, dan kun je deze bij elkaar bewaren totdat je een stapeltje verzameld hebt.

Neem jezelf voor om bijvoorbeeld eens per week of eens per twee weken de administratie van je paperless office bij te werken. Op zo’n moment digitaliseer je alle nieuw binnengekomen belangrijke papieren en kan de bewaarstapels weer weg.